Dienstag, 12. August 2014

Access Control & PDFs to Go

Immer häufiger haben wir von unseren Kunden folgende Anforderung bekommen:

Unsere Personalabteilung möchte gerne mit DOCUNIZE arbeiten, aber leider dürfen manche Dokumentvorlagen nicht für alle Mitarbeiter sichtbar sein.
Wie können wir das mit DOCUNIZE realisieren?

Tja, vor DOCUNIZE 2014 war hier der einzige Workaround die Vorlage auf einem Fileserver abzulegen und in DOCUNIZE als Link zu verknüpfen. Hier konnte man dann mittels NTFS Berechtigungen den Zugriff steuern.
Leider hatte dies den Nachteil, dass alle Mitarbeiter zumindest den Vorlagennamen sehen konnten. Außerdem waren diese Vorlagen natürlich nicht offline verfügbar.

Deshalb haben wir uns entschlossen eine Möglichkeit zu schaffen den Zugriff (und auch die Sichtbarkeit) einschränken zu können.

Im 1. Schritt gibt es "nur" eine 1:1 Anbindung an eine Active Directory Gruppe zu implementieren.

D.h. Sie definieren eine AD-Gruppe die Zugriff auf alle geschützten Vorlagen hat.

Confidential-Schaltfläche in den Eigenschaften einer Vorlage





PDFs To Go

In DOCUNIZE konnten Sie ja schon immer auf beliebige Dateien verlinken. Aber ein Link ist halt ein Link und Sie haben unterwegs ggf. keinen Zugriff auf das Dokument.

In DOCUNIZE 2014 können Sie nun diese Dokumente/Vorlagen (z.B. PDFs) mitnehmen. Diese werden wie Office Vorlagen zentral gespeichert und an die Clients synchronisiert.

Neuer Vorlagen Typ "Files" wird offline syncronisiert


Kommentare:

  1. Über die Confidential-Funktion kann leider nur eine AD-Gruppe berechtigt werden, auf Vorlagen zuzugreifen, die als confidential gekennzeichnet wurden.

    In der Praxis kommt die Anforderung hinsichtlich vertraulicher Dokumentenvorlagen jedoch meist von mehreren Abteilungen (Personalabteilung, Rechtsabteilung, ...). Diese Anforderungen betrifft dann meist auch unterschiedliche Vorlagen. Aktuell kann DOCUNIZE nur einer dieser Organisationseinheiten (AD-Gruppen) das Privileg gewähren, vertrauliche Vorlagen in DOCUNIZE zu nutzen.

    Welche Lösung sieht COC für diesen Fall vor? Ist für die Zukunft ein Berechtigungskonzept in DOCUNIZE geplant?

    AntwortenLöschen
  2. Wir prüfen gerade die Anforderung. Siehe hier: Uservoice

    AntwortenLöschen