Branding von Organisationseinheiten

Viele Kunden haben in der Vergangenheit gefordert, Bausteine (Snippets) abhängig von der Organisationseinheit des Users in die Dokumente einfügen zu können.

Hier ein einfaches Beispiel:
Stellen wir uns ein Unternehmenskonstrukt vor, in dem es eine Muttergesellschaft (ProDoc Holding AG) mit einem Tochterunternehmen (ProDoc Service GmbH) gibt..

Jedes Unternehmen hat ein eigenes Logo. Es soll je nach Zugehörigkeit des Mitarbeiters die richtige Kopfzeile inkl. Logo in den Brief eingefügt werden.

 

Abb. 1 Unterschiedliche Kopfzeilen (inkl. Logos)

Dazu wird es in der nächsten Docunize Version möglich sein den Hierarchiefeldern Snippets zu hinterlegen. Einige unserer Bestandskunden kennen dieses Feature unter dem Codenamen "standortbezogenes Snippet".

Als kleinen Ausblick auf die neue Version sehen Sie hier ein paar Screenshots.

Abb. 2 Erstellen eines Hierarchie Snippets

 

 

 

Abb. 3 Verknüpfen eines Snippets mit einer Organisationseinheit

 

 

 

Abb. 4 Einfügen des Hierarchie Snippets in ein Dokument

 

 

Launch der neuen DOCUNIZE Website!

Gerade eben wurde die neue DOCUNIZE Website gelaunched!

Wir sind nun unter http://www.docunize.com erreichbar.

Hier erfahren Sie alles rund um unser Vorlagenmanagementsystem. Das Portal wird Schritt für Schritt erweitert werden und wir würden uns freuen, wenn Sie uns ein Feddback dazu geben würden.

Einfach per Mail an feedback@docunize.net

Für die nahe Zukunft planen wir ein Kundenportal zur Verfügung zu stellen, auf dem unsere Kunden Zugriff auf aktuelle Informationen zu Releases und Dokumentationen bekommen.

Demnächst werde ich an dieser Stelle Informationen zum kommenden DOCUNIZE Release veröffentlichen. Und ja, es wird standortbezogene Snippets geben... ;-)

DOCUNIZE 2012 Sharepoint Integration

Wie bereits angekündigt, hier einige Informationen zur Sharepoint Integration im neuen DOCUNIZE:

Als erstes ist es natürlich möglich unsere WebApp mittels PageViewer Webpart auf eine Sharepoint Site zu integrieren. Hier werden die Vorlagen dann als Download dem Anwender zur Verfügung gestellt.



Sharepoint Site mit DOCUNIZE integriert



Wenn der Anwender das hier geöffnete Dokument nun in einer Dokumentbibliothek speichern will bleibt Ihm nur der umständliche Weg die richtige Dokument Bibliothek über den "Speichern unter" Dialog anzugeben.

Für dieses Szenario bieten wir eine spezielle Integration an:

Stellen Sie sich vor Sie haben eine Dokumentbibliothek in der Sie Mitarbeiterverträge ablegen möchten. Hier würden Sie der Dokumentbibliothek natürlich eine entsprechende Word Vorlage hinterlegen.
Sinnvoller wäre allerdings eine Verbindung mit DOCUNIZE zu erstellen, damit sichergestellt ist, dass auch immer die aktuellste Vorlage verwendet wird, wenn ein neuer Vertrag erstellt wird.

Genau das können Sie mit DOCUNIZE 2012 mit dem neuen Sharepoint Content Type.
Dieses Feature müssen Sie einmal auf Ihrem Server bzw. Ihrer Farm installieren um es nutzen zu können.

Wenn Sie nun eine neue Dokumentbibliothek erstellen können Sie nun den DOCUNIZE Content Type auswählen um eine Vorlage aus DOCUNIZE der Dokumentenbibliothek zuweisen zu können.



DOCUNIZE ContentType auswählen





Verlinken einer Vorlage




Verwenden der Vorlage aus DOCUNIZE


Jedes mal wenn ein Anwender nun unter "New Document" die Vorlage auswählt wird ein aktuelles Dokument vom DOCUNIZE Server angefordert.

Der Anwender legt das Dokument beim Speichern nun automatisch in dieser Dokumentbibliothek ab.

DOCUNIZE 2012 WebApp

Nach langer Pause schreibe ich mal wieder an dieser Stelle über DOCUNIZE. Die letzten Monate waren sehr spannend, denn wir haben an der neuen DOCUNIZE Version gearbeitet.

Endlich ist DOCUNIZE 2012 verfügbar und somit auch die neue WebApp.

Die WebApp bietet die Grundfunktionalität des normalen Clients wie Sie ihn bereits kennen. Sie können Vorlagen öffnen, Filtereinstellungen ändern und mit verschiedenen Identitäten (DOCUNIZE Profile) arbeiten.
Neu ist, dass die Benutzerprofile, die Sie im DOCUNIZE Client erstellt haben nun auf den Server zurück synchronisiert werden, sodass Sie über die WebApplikation darauf Zugriff haben.
Auch Fremd-Applikationen können somit auf personalisierte Vorlagen von DOCUNIZE zugreifen.

Mit der WebApp sind verschiedene Szenarien denkbar:
1. Das am häufigsten genutzte Szenario wird sicherlich die Nutzung als Intranet-Applikation sein. Damit können Mitarbeiter auch ohne lokale DOCUNIZE Installation aktuelle Vorlagen nutzen.
2. Genauso können Sie z.B. externe Mitarbeiter über das Internet auf Ihre Vorlagen Zugriff ermöglichen.
3. Greifen Sie aus verschiedensten Applikationen auf DOCUNIZE Vorlagen zu. Unsere Webapplikation benötigt nur die eindeutige Vorlagen-ID und die gewünschte Sprache.

Die WebApp funktioniert ab Internet Explorer 9, Firefox 4, Chrome 16, Safari 5.

Im Backend benötigen wir einen IIS 7 um die Applikation zu hosten. Details folgen später.

Hier ein paar Impressionen der WebApp unter iPad und Windows Phone 7:

Im nächsten Beitrag geht es um die neue Sharepoint Integration von DOCUNIZE 2012. Seien Sie gespannt!

Docunize 2011 Technische Details

Hallo Zusammen,

heute möchte ich etwas über die technischen Details zu Docunize 2011.
Im Moment sind wir noch in der Alpha-Phase des Releases, sodass folgende Aussagen ohne Gewähr sind.

An den Systemvorraussetzungen wird sich Nichts ändern:
- .NET Framework 3.5
- Microsoft SQL Compact 3.5 SP1
- Visual Studio Tools for Office Runtime 3

Nun zum Thema Datenbank und Dokumentformate:
An der Datenbankstruktur wird sich relativ wenig Ändern. Trotzdem wird ein Migrationsszenario notwendig sein, da sich das Dokumentformat der Vorlagen und Snippets verändern wird.

Hintergrund:
Wie schon in einem vohergehenden Post beschrieben, wird CustomXML nicht mehr im vollen Umfang unterstützt.
Deshalb verwenden wir nun zum Positionieren von Snippets, Profilfeldern und Hierarchiefeldern sogennante "ContentControls"

Was wird sich Ändern?
Für den Endanwender wird sich Nichts ändern.
Die Vorlagen-Redakteure sehen anstatt CustomXML-Tags (die rosa Platzhalter) nun ContentControls in den Vorlagen. Ansonsten wird sich hier auch Nichts ändern.

Allerdings wird eine Datenbank Migration notwendig sein, die alle Vorlagen und Snippets updatet.
Hierzu wird es ein Migartionstool geben, dass diese Aufgabe erledigt.

Es sind außerdem mehrere Migrationsszenarien möglich, auf die ich in einer der nächsten Postings eingehen werde.

DOCUNIZE 2011 Preview - Part 1

Hallo Zusammen,

nach 4 Wochen Urlaub bin ich wieder zurück und werde ein paar Details & Screenshots zur neuen DOCUNIZE Version posten.

Die endgültige Versionsbezeichnung steht noch nicht fest, daher nenne ich Sie einfach mal DOCUNIZE 2011.

Im neuen Release liegt der Schwerpunkt hauptsächlich auf neue Funktionen und Ergonomie im Administrations-Bereich der Vorlagen-Redakteure.
Das soll aber nicht heissen, dass sich auf der Clientseite nichts getan hat. Hier werde ich in einen der nächsten Postings genauer darauf eingehen.

Hier sehen Sie einen Screenshot des DOCUNIZE 2011 Administrators in einer frühen Entwicklungsphase.

Rot-eingekreist sind die neuen Bedienelemente für die Vorlagenauswahl.

Viele unserer Kunden haben sich gewünscht, dass Sie die Vorlagen im Administrator ähnlich komfortabel suchen können wie im Client.

In der kommenden Version wird das über ein Suchfeld möglich sein.

Außerdem wird ein Refreshbutton verfügbar sein, mitdem Sie die Ansicht des Administrators aktualisieren können.

Besonders komfortabel sind die neuen Spalten in der Vorlagenübersicht:

- Last Edit (wann wurde die Vorlage zuletzt geändert)

- ID (eindeutige Nummer der Vorlage)

Das sind nur ein paar der neuen Funktionen im Administrator. In den nächsten Postings werde ich auf das Thema Reporting und Vorlagenerstellung eingehen.

DOCUNIZE und Office 2010

Hallo,

ersteinmal möchte ich mich kurz vorstellen:
Mein Name ist Stefan Schmidt und ich bin Software Entwickler bei der COC AG. Mein Hauptaufgabengebiet liegt in der Weiterentwicklung des Vorlagenmanagement Systems DOCUNIZE.
Dieser Blog ist deshalb genau diesem Thema gewibmet.

Nun aber zum eigentlichen Posting. Wir arbeiten gerade daran DOCUNIZE 2010 unter Office 2010 lauffähig zu machen.
Wenn Sie bereits DOCUNIZE unter Office 2010 getestet haben ist Ihnen sicherlich aufgefallen, dass die Installation und die Integration in die Office-Applikationen reibungslos funktioniert. Auf den ersten Blick ist DOCUNIZE also Office 2010 kompatibel.
Das einzige Problem liegt bei der Dokumentgenerierung. Hier kommt es zu Problemen wie z.B. fehlende Snippet-Inhalte, leere Profilfelder etc.
Das Verhalten wird durch eine Änderung in Word 2010 hervorgerufen.
Alle anderen Versionen von Word sind nicht betroffen (2007 & 2003)!


Diese Probleme haben wir in den letzten Wochen behoben und werden ein Update sobald wie Möglich zur Verfügung stellen.

Demnächst werde ich ein paar Infos und Screenshots zur neuen Version von DOCUNIZE veröffentlichen.